1. Начало и вход
«Пациенты · CRM» — учёт пациентов на платные операции. Менеджер вносит заявку, отмечает, откуда пришёл пациент, и ведёт его по статусам до операции.
Программа работает в одном из двух режимов. Локально: она запущена на одном компьютере-сервере, а сотрудники открывают её в браузере — на этом же компьютере или с других по локальной сети; интернет не нужен. Через интернет: программа работает на защищённом сервере, вход — по адресу, который выдал администратор (п. 21).
При открытии выберите своё имя и введите пароль. Что видит и может делать сотрудник, зависит от его прав (п. 16). Кнопка 🔑 рядом с именем в шапке — сменить свой пароль, ⎋ — выйти.
2. Доска и статусы
Главный экран — доска: колонки — это статусы, карточки — заявки пациентов. Стандартный путь пациента:
- Новая — только что поступившая заявка (на ней идёт секундомер, п. 7);
- Отправлена форма → На рассмотрении у М.В. → Приём М.В. → Ждёт фин.план → Фин.план отправлен → Думает — рабочие этапы; по каждому программа следит за сроками (п. 8);
- Приём М.В. — пациент записан на очный приём, указана дата приёма; такие пациенты видны в календаре приёмов (п. 9);
- Записан на операцию — назначена дата операции; такие пациенты видны в календаре операций (п. 10);
- Операция проведена и Отказ — итоговые статусы, заявки уходят во вкладку «Архив».
Работа с доской:
- Перетащите карточку в другую колонку, чтобы сменить статус. Проверка обязательных полей при этом действует (п. 4).
- Тулбар «Колонки»: клик по чипу скрывает или показывает колонку. Заголовок колонки можно перетащить, чтобы поменять колонки местами. «Сбросить вид» возвращает исходный вид.
- Клик по заголовку колонки открывает статус в полном окне (Плитка / Список).
- Фильтр «Ответственный»: Все / Мои / конкретный сотрудник.
- В колонках «Приём М.В.» и «Записан на операцию» есть кнопка-стрелка: сортировка по дате приёма или операции, ближайшие сверху или снизу.
На карточке показаны: ☎ следующий звонок (подсвечен, если время пришло), 🩺 операция, 👨⚕️ дата приёма (подсвечена, если прошла), 🗓 дата операции, ₽ сумма фин.плана, 🎯 откуда пришёл, ответственный менеджер и значки прикреплённых файлов.
Набор статусов, их названия и цвета меняются в Настройках (п. 16).
3. Карточка заявки
Кнопка «Новая заявка» создаёт заявку. Клик по карточке открывает её для просмотра и правки. В карточке:
- ФИО пациента, Телефон, Доп. телефон. Телефон приводится к виду +7 (XXX) XXX-XX-XX, а ФИО — к обычному регистру;
- Откуда пришёл (п. 5) и Способ связи: отметьте удобные пациенту, можно несколько;
- Операция — что планируется, например «артроскопия коленного сустава»;
- Статус и ответственный менеджер;
- Дата следующего звонка с кнопками «+2 ч» и «+2 дня» (п. 6);
- Дата приёма и необязательное время. Поле появляется в статусе «Приём М.В.». Своя кнопка «📅 Свободные даты» открывает календарь приёмов (п. 9);
- Дата операции и необязательное время. Поле появляется в статусе «Записан на операцию». Кнопка «📅 Свободные даты» открывает календарь операций поверх заявки: в каждом дне видно, сколько операций уже назначено. Клик по дню подставляет его в заявку. «Закрыть» или Esc — назад к заявке;
- Сумма фин.плана, ₽ — необязательно;
- Комментарий — договорённости, детали, причина отказа;
- Файлы: фин.план, документы (анализы, выписки, заключения) и договор — каждый своей кнопкой (Excel, PDF, Word, фото). На компьютере-сервере клик по файлу открывает его сразу. С других ПК файл открывается через браузер, а при настроенном сетевом пути (п. 17) — из общей папки;
- История изменений — что, когда и кем менялось.
Если новую заявку заводят на телефон, который уже есть в базе, программа предупредит. Можно оформить повторное обращение этого пациента или вернуться и исправить номер.
Если закрыть окно с несохранёнными изменениями (Отмена, Esc или клик по фону), программа спросит, точно ли их отбросить.
4. Обязательные поля
- Всегда обязательны: ФИО пациента, Телефон, Откуда пришёл.
- Для рабочих статусов (всё, что на доске) также нужна Дата следующего звонка.
- В статусе «Приём М.В.» нужна Дата приёма, в статусе «Записан на операцию» — Дата операции.
- В статусе «Отказ» нужен Комментарий с причиной отказа. Для «Операция проведена» и «Отказ» дата звонка не нужна.
Обязательные подписи отмечены красной звёздочкой. Звёздочки меняются вместе со статусом. Если что-то не заполнено, программа не сохранит заявку: она подсветит поля красной рамкой, покажет список «Заполните: …» и поставит курсор в первое такое поле.
То же правило действует при перетаскивании на доске и для кнопок «✓ Операция проведена» и «→ Ждёт фин.план» в предупреждениях. Если для нового статуса чего-то не хватает, статус не меняется: открывается карточка, уже с новым статусом и подсвеченными полями. В карточке при выборе «Отказ» без комментария программа подсветит поле «Комментарий». Если колонку «Отказ» вывести на доску (снять «архив»), при перетаскивании в неё без комментария программа спросит причину; если отменить вопрос, статус останется прежним.
5. Откуда пришёл
В поле «Откуда пришёл» указывают, как пациент узнал о клинике или как обратился. Стандартные варианты: «Форма на сайте», «Звонок», «Мессенджеры», «Сарафан».
Список настраивается в Настройках → «Источники пациентов» (п. 16). Если источник убрали из списка, в старых заявках значение сохранится и будет показано с пометкой «нет в списке».
По источникам строится таблица «Откуда приходят пациенты» в отчёте (п. 13).
6. Следующий звонок
«Дата следующего звонка» — когда связаться с пациентом. Пока звонок впереди, по заявке нет предупреждений. Когда время пришло, заявка появляется в «Требуют внимания» с пометкой «пора связаться».
- «☎ Не дозвонился (+2 ч)» переносит звонок на 2 часа вперёд. Нажимать можно сколько угодно раз;
- «🕑 Отложить (+2 дня)» переносит звонок на 2 дня.
Обе кнопки спрашивают подтверждение. У открытой существующей заявки новая дата сохраняется сразу, у новой — вместе с заявкой.
7. Секундомер новых заявок
На заявке в статусе «Новая» идёт секундомер «⏱»: сколько времени прошло с её оформления. Если за 15 минут заявку не перевели в другой статус, карточка обводится красным, а просрочка попадает в «Журнал обработки» в отчёте.
Когда такую заявку переводят из «Новой», в историю изменений добавляется пометка «⚠ Обработана с задержкой». Задержка учитывается в «Сводке по менеджерам» (вкладка «Журнал»).
8. Предупреждения «Требуют внимания»
Панель над доской показывает заявки, которые пора взять в работу:
- наступила дата следующего звонка — «пора связаться»;
- «Отправлена форма» больше 2 дней — форма отправлена, ответа нет;
- «На рассмотрении у М.В.» больше 2 дней — напомнить;
- «Ждёт фин.план» больше 2 дней — фин.план не готов;
- «Фин.план отправлен» больше 2 дней — фин.план без ответа;
- «Думает» больше 3 дней;
- «Приём М.В.», а дата приёма прошла — «приём прошёл — отметьте итог». Если время не указано, срок считается до конца дня. Кнопки: «→ Ждёт фин.план» (перевести дальше; если не заполнена дата следующего звонка, откроется карточка) и «Оставить» (напомнить через 3 дня);
- «Приём М.В.» без даты приёма;
- «Записан на операцию», а дата операции прошла — «отметьте итог». Если время не указано, срок считается до конца дня. Кнопки: «✓ Операция проведена» (перевести в архив) и «Оставить» (напомнить через 3 дня);
- «Записан на операцию» без даты операции.
Назначенный на будущее звонок снимает предупреждения по сроку статуса. Кнопка «Отложить 3 дня» убирает заявку из списка на 3 дня. Архивные заявки сюда не попадают. Заявки в добавленных вами статусах попадают сюда только по наступившему звонку. Если записей больше трёх, список сворачивается.
🔔 Звук. Колокольчик в заголовке панели включает сигнал: пока есть предупреждения, он звучит каждые 10 минут. По умолчанию звук выключен. Настройка запоминается на этом компьютере. При включении сигнал проигрывается один раз для проверки.
9. Приём М.В.
Статус «Приём М.В.» идёт после «На рассмотрении у М.В.»: пациент записан на очный приём. В этом статусе в карточке обязательна Дата приёма, время указывать не обязательно. Кнопка «📅 Свободные даты» рядом с полем открывает календарь приёмов поверх заявки: в каждом дне видно, сколько приёмов уже назначено. Когда пациента переводят дальше, дата приёма остаётся в заявке.
Вкладка «Приём М.В. 🩺» — календарь по датам приёма. В нём все пациенты с датой приёма: и те, кто ещё ждёт приёма, и те, кто уже прошёл его и двинулся дальше.
- Число в ячейке дня — сколько приёмов на этот день. Клик по дню показывает только его. Период выбирается двумя кликами по датам, быстрыми кнопками (сегодня / вчера / эта и прошлая неделя / все приёмы) или полями дат.
- Справа сводка: приёмов в месяце, ближайший приём, просроченные (дата прошла, а пациент всё ещё в статусе «Приём М.В.») и записи без даты.
- Внизу — карточки пациентов со статусом. Кнопка «по дате ↑/↓» меняет сортировку (отдельно от операций). Заявки без даты всегда в конце.
- 🖨 Печать периода готовит лист А4 «Список приёма М.В.»: №, ФИО, дата и время приёма, телефон, операция, статус и комментарий.
Когда дата приёма прошла, заявка попадает в «Требуют внимания» (п. 8) с кнопками «→ Ждёт фин.план» и «Оставить».
10. Календарь операций
Вкладка «Операции 🗓» — календарь по датам операций. В нём пациенты в статусах «Записан на операцию» и «Операция проведена».
- Число в ячейке дня — сколько операций назначено на этот день. Клик по дню показывает только его. Период выбирается двумя кликами по датам, быстрыми кнопками (сегодня / вчера / эта и прошлая неделя / все операции) или полями дат.
- Справа сводка: операций в месяце, ближайшая операция, просроченные (дата прошла, а итог не отмечен) и записи без даты.
- Внизу — карточки пациентов: ФИО, дата и время, телефон, операция, статус. Кнопка «по дате ↑/↓» меняет сортировку. Заявки без даты всегда в конце.
- 🖨 Печать периода готовит лист А4 «Список операций»: №, ФИО, дата и время операции, телефон, операция, есть ли фин.план (Да/Нет) и комментарий.
11. Архив
Завершённые заявки: «Операция проведена» и «Отказ», а также статусы, которые в Настройках отмечены как «архив». Отбор по статусу и по дате завершения: всё время / сегодня / вчера / неделя / свой период. Переключатель Плитка / Список. Любую заявку можно открыть и вернуть в работу, сменив статус.
12. База пациентов
Вкладка «Пациенты» видна при наличии права. Пациенты собираются из заявок автоматически. Уникальный ключ — телефон: номера сравниваются по цифрам, форма записи не важна.
- Таблица: Имя · Телефон · Дата обращения · Последний статус · Способ связи · Обращений. Сортировка: по имени, по дате добавления, по активности. Поиск: по имени, телефону, заметке.
- Карточка пациента открывается кликом по строке. В ней ФИО, несколько телефонов, «Откуда пришёл» по умолчанию, заметка, метки ⭐ VIP и ⛔ Чёрный список и все обращения (каждое открывается). «Новая заявка этому пациенту» подставит имя и телефон.
- Объединение по номеру. Если один пациент записан дважды с разными номерами, добавьте второй номер в карточку первого. Программа объединит записи вместе со всеми заявками. Галочка «применить имя ко всем заявкам» приведёт имя к одному виду.
13. Календарь и отчёт
Вкладка «Календарь» — статистика обращений по дате поступления. Период выбирается быстрыми кнопками, полями дат или двумя кликами по календарю (для одного дня — дважды по одной дате). Справа сводка: число заявок, разбивка по статусам, «Записано на операцию / Проведено» и сумма фин.планов.
Кнопка «📊 Отчёт»:
- график новых обращений по дням и изменение в % к прошлому такому же периоду (зелёный — больше, красный — меньше);
- «Журнал обработки» — заявки, которые пробыли в «Новая» дольше 15 минут;
- для сотрудников с правом «Журнал действий» ещё две таблицы этапов: «Фин.план отправлен → Записан на операцию» и «Записан на операцию → Операция проведена», с обеими датами. Клик по строке открывает заявку;
- для них же — «Откуда приходят пациенты»: по каждому источнику число обращений за период, сколько записано на операцию (включая проведённые), проведено, отказов и конверсия в операцию в %.
14. Журнал действий
Вкладка «Журнал» видна при наличии права. В ней видно, кто что делал: создание заявок, смена статусов, переносы звонков, дат приёма и операций, удаления, файлы, изменения настроек. Отбор по сотруднику и датам. Красным выделены удаления, оранжевым — переносы времени. Клик по строке открывает заявку; у удалённых стоит пометка «(удалена)».
Сводка по менеджерам по каждому сотруднику показывает задержки обработки новых заявок, переносы времени и удаления. Разбивка по дням, неделям или месяцам.
15. Поиск и заметки
Поиск (лупа в шапке) ищет по ФИО, телефону (пробелы и скобки не важны), операции и комментарию.
«📝 Заметки» над доской — общее для всех поле: задачи на день, напоминания. Сохраняется автоматически.
16. Статусы, источники, пользователи и права
Колонки (статусы) — в Настройках, нужно право «Колонки и источники». Можно менять названия и цвета, добавлять и удалять статусы и отмечать «архив». Статус, по которому есть заявки, удалить нельзя. «Вернуть стандартные» восстанавливает исходный набор из п. 2. Изменения вступают в силу после «Сохранить колонки». Добавленные статусы — обычные колонки без особых полей. Статус «Приём М.В.» программа держит в наборе всегда: если его убрать, он вернётся после обновления страницы.
Источники пациентов — там же и с тем же правом. Варианты «Откуда пришёл» можно добавлять, переименовывать, удалять и переставлять стрелками; цифра в строке — сколько заявок с этим источником. «Вернуть стандартные» подставит исходный список. Изменения вступают в силу после «Сохранить источники».
Пользователи — вход по имени и паролю. Вход запоминается на этом компьютере. Права выдаются галочками в Настройки → Пользователи:
- Пациенты — вкладка «База пациентов»;
- Журнал действий — вкладка «Журнал» и таблицы этапов и источников в отчёте;
- Журнал ошибок — технические сбои (в Настройках);
- Колонки и источники — статусы и список «Откуда пришёл»;
- Пользователи — сотрудники, пароли и права;
- Настройки/база/копии — обновление, папка базы, сетевой путь, копии, импорт/экспорт;
- Демо — демонстрационный режим.
У роли «сисадмин» всегда все права. Нужен хотя бы один сисадмин. Пароли по умолчанию: «Администратор» — 12345678, «Менеджер» — 1234. Обязательно смените их. При работе через интернет программа сама попросит сменить их при первом входе. Пароли хранятся только в зашифрованном виде (хэш) — посмотреть чужой пароль нельзя, можно только задать новый. У каждого сотрудника можно выбрать тему оформления: обычная или розовая 🌸.
17. Настройки (шестерёнка)
Разделы показываются по правам:
- Состояние базы — проверка целостности;
- Программа — версия и «Обновить приложение»;
- Демонстрация — включает примерных пациентов для показа. Ваши данные временно сохраняются и полностью возвращаются при выключении;
- Где хранится база — смена папки, в том числе облачной (Dropbox, Яндекс.Диск). Только в локальном режиме;
- Сетевой доступ к файлам — откройте общий доступ к папке uploads на сервере и впишите путь вида \\ИМЯ-ПК\папка\uploads или Z:\uploads. Тогда файлы фин.плана, документов и договора можно будет открыть с других ПК. Только в локальном режиме;
- Резервные копии, Единый вид данных (телефоны и имена), Импорт / экспорт;
- Колонки, Источники пациентов, Пользователи, Журнал ошибок.
18. Импорт / экспорт (Excel/CSV)
- Заявки в CSV — колонки: ФИО, Телефон, Доп. телефон, Откуда пришёл, Операция, Статус, Ответственный, Сумма фин.плана, Дата приёма, Дата операции, Следующий звонок, Комментарий, Создана, Изменена.
- Пациенты в CSV — база пациентов: ФИО, телефоны, откуда пришёл, обращения, статусы, заметка.
- Загрузить пациентов из CSV — каждая строка становится заявкой в статусе «Новая». Нужны колонки «ФИО» (или «Имя») и «Телефон». Можно добавить «Откуда пришёл» (или «Источник»), «Операция», «Комментарий»; прочие колонки игнорируются. Номера, которые уже есть в базе, пропускаются.
Файл открывается в Excel (кодировка UTF-8). Чтобы загрузить таблицу из Excel, сохраните её как CSV («Сохранить как» → CSV).
19. Резервные копии и надёжность
- Автокопии базы создаются при каждом изменении; хранятся последние 40. Кнопка «Создать копию сейчас» делает копию вручную.
- «⬇ Скачать резервную копию» выгружает заявки, заметки, статусы и источники одним файлом. Храните его в надёжном месте.
- Индикатор базы — точка в шапке и раздел в Настройках. Проверка идёт при запуске и раз в минуту.
- Одновременная работа: если заявку в этот момент изменил другой сотрудник, программа предупредит и обновит данные — ничего не перезапишется. Изменения коллег подтягиваются на экран сами.
- Журнал ошибок записывает технические сбои в файл.
20. Запуск, перенос и обновление
Запуск: на компьютере-сервере нужен Python 3.7 или новее. Откройте «Запустить (Windows).bat» или «Запустить (Mac).command». Программа откроется в браузере по адресу http://127.0.0.1:8106. Если порт занят, программа возьмёт следующий свободный; точный адрес, в том числе для других ПК сети, показан в окне запуска. Окно запуска не закрывайте.
Перенос: скопируйте папку с программой целиком — вместе с файлами данных — на другой компьютер и запустите.
Обновление: закройте программу на сервере. Замените файлы программы (server.py, index.html и остальные), файлы данных и папки uploads/backups не трогайте. Запустите снова. На других ПК достаточно обновить страницу (F5) или нажать Настройки → «Обновить приложение».
Как приложение: в Chrome/Edge на сервере появится значок «Установить». Программа встанет как приложение со своей иконкой и будет открываться в отдельном окне.
21. Работа через интернет
Программу можно разместить на сервере в интернете — тогда с ней работают из любого места, в том числе с телефона.
- Адрес выдаёт администратор, обычно вида https://crm.ваш-домен.ru. Проверьте, что адрес начинается с https:// и браузер показывает замок. Без HTTPS реальные данные пациентов не вносите.
- Вход — по имени и паролю. После 5 неверных попыток подряд вход под этим именем с вашего адреса блокируется на 15 минут. Вход запоминается, но если не пользоваться программой 14 дней, нужно войти снова. На чужом компьютере обязательно нажимайте ⎋ Выйти.
- Смена пароля: при первом входе и после того, как администратор задал вам новый пароль, программа попросит придумать свой — не короче 8 символов, не «12345678» и не прежний. Сменить пароль в любой момент — кнопка 🔑 рядом с именем. После смены остальные ваши входы (на других устройствах) завершаются.
- Безопасность: без входа не видно ни заявок, ни файлов — ссылки на файлы работают только у вошедших. У каждого сотрудника свой вход, не передавайте пароль коллегам. В журнале действий записаны входы, выходы, смены пароля и неудачные попытки входа с IP-адресом.
- Через интернет недоступны настройки локальной сети: открытие файла «на компьютере-сервере», сетевой путь к файлам и смена папки базы. Файлы открываются в браузере (PDF и фото) или скачиваются кнопкой «⬇».
- Резервные копии: автокопии при каждом изменении (п. 19) плюс ежедневная копия всех данных на самом сервере, её настраивает администратор. Время от времени скачивайте копию себе: Настройки → «⬇ Скачать резервную копию».
22. Горячие клавиши
- Esc — закрыть открытое окно;
- Cmd/Ctrl + Enter — сохранить открытую заявку.
Разработчик: Разумовский Виталий · поддержка: vdecorate@mail.ru